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住所録ソフトとか、csv形式での書き出しをサポートしているものたくさんありますが、書き出したファイルをそのままExcelで開くと、ハイフン抜きの電話番号とか、最初の「0」が消えて表示されたり、番地だけが入ったセルが、予想外の日付に表示されたりしちゃうんですよね。

何故かっていうと、Excelのセルの表示形式が「標準」で開かれてしまうのが原因です。だから、csvファイルをそのままExcelで利用するには、表示がきちんとされるように取り込み直す必要があるのです。

手順としては、まず新規のExcelを開いて、ツールバーの「データ」から「外部データの取り込み」を選択します。そこからさらに、「テキストファイルのインポート」を選びます。

そしたら、どのファイルを取り込むか指定する画面になるので、ファイルの種類を「全てのファイル」に切り替えます。(デフォルトはテキストファイルなので、拡張子txtのものしか表示されないから。) その後、取り込みたいcsvファイルを選択して、「インポート」ボタンをクリック。

次にデータの形式を選択します。カンマやタブで区切られたデータなのか、固定長データなのかを選択して次へボタンをクリック。

次にカンマやタブで区切られたデータの場合、どの記号で区切られているかを選択。固定長であれば、どこで区切られているかを指定。それぞれプレビューで区切り位置が表示されるので、あっているか確認して次へ。

で、ここからが重要です。表示がおかしくなりそうな列を選択して、データ形式を変更してください。例えば、ハイフン無しの電話番号、「0123456789」が標準になっていた場合、Excelでは標準では数字と判断され、最初の0を無視して「123456789」と表示されるわけですが、ここで「文字列」で取り込んでやると、きちんと「0123456789」と表示されるんです。データは電話番号なので、それで計算するわけでもないし、文字列で取り込んでOKだと思います。他にも住所録データなら、計算に必要ないセルは基本的に文字列で指定しておいてOKだと思います。

必要列の形式を選択し終えたら、完了ボタンをクリック。どこからそのデータを取り込むか選択する画面になりますので、基本的にはそのままOKすれば取り込み終了です。データがきちんと表示されているか確認してください。

後はそのデータを好きなように活用するだけです♪
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2005.06.08 | Excel | トラックバック(0) | コメント(0) |












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